Privatlivspolitik

1. Indledning

Rødovre City 2 P/S, CVR nr. 37271977, Rued Langgaards Vej 8, 2300 København S (“Rødovre City”, “vi”, “os”, “vores”) behandler personoplysninger i en række forskellige situationer. Dette gælder fx hvis, du ansøger om en bolig, hvis du er lejer, eller hvis du er tilknyttet en virksomhed, som lejer lokaler mv. Derudover kan vi behandle dine personoplysninger i forbindelse med, at du bruger vores hjemmeside.

Dette dokument er udarbejdet i lyset af databeskyttelsesforordningen (“GDPR”), og indeholder information om vores behandling af personoplysninger, herunder formål, retsgrundlag, opbevaringsperioder samt dine rettigheder mv.

2. Dataansvarlig

Rødovre City er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som omtales i det følgende. Du kan finde vores kontaktoplysninger nedenfor under punkt 8.

3. Behandling af personoplysninger

Du kan læse om vores behandlingsaktiviteter i nedenstående oversigter.

3.1 Private lejere

I dette afsnit kan du læse om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med beboelse.

Formål	Kategorier af registrerede	Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag	Modtagere	Opbevaringsperiode
Administration af venteliste	Ansøgere	Navn, kontaktoplysninger, adresse, fødselsdato, ønsker til beboelse.	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger i forbindelse med håndteringen af din ansøgning.	Vi overlader dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil blive opbevaret op til 6 måneder efter, at du har trukket ansøgningen tilbage eller du er blevet tilbudt et lejemål. I sidstnævnte tilfælde vil dine personoplysninger blive behandlet som led i administrationen af lejemålet (se nedenfor).
Administration af lejemål og tilknyttede ydelser.	Lejere og/eller øvrige beboere	Navn, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger. Ved leje af parkeringsplads registreres nummerplade.	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde lejekontrakten. Retsgrundlaget for behandlingen er endvidere GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på at administrere lejeforholdet og kunne kommunikere med personer, der er tilknyttet lejer, i forbindelse med fx vedligeholdelsesopgaver.	Dine personoplysninger kan videregives til forsyningsselskaber, serviceleverandører og eksterne rådgivere. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere. Derudover kan oplysninger om lejere videregives til køber, købers rådgivere og realkreditinstitutter i forbindelse med et eventuelt salg eller belåning af ejendommen.	Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 6 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt.
Håndtering af husordensklager mv.	Lejere, som indgiver klager over husorden (samt potentielle vidner). Lejere, som der klages over.	Navn, kontaktoplysninger, adresse, oplysninger relateret til hændelsen (hvilket efter omstændighederne kan omfatte oplysninger om strafbare forhold).	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger i forbindelse med husordensklager. Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.	Personoplysningerne kan videregives til offentlige myndigheder og/eller Boligretten. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 12 måneder efter afslutningen af sagen. Hvis vi vurderer, at klagen er grundløs, vil oplysningerne blive slette hurtigst muligt herefter.
Opsigelse af lejemål og tilknyttede ydelser	Lejere og/eller øvrige beboere	Oplysninger om baggrunden for opsigelsen af lejeaftalen (dette kan indeholde oplysninger om økonomiske forhold eller om strafbare forhold).	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne dokumentere baggrunden for opsigelse af lejemålet og med henblik på at kunne kommunikere med lejeren om opsigelsen. Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.	Personoplysningerne kan videregives til offentlige myndigheder, Huslejenævnet og/eller Boligretten. Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 6 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt, medmindre konkrete årsager nødvendiggør opbevaring i en længere periode (fx tvister eller klagesager).

3.2 Erhvervslejemål

I dette afsnit kan du læse om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med erhvervslejemål, og hvor vi behandler dine kontaktoplysninger i forbindelse med din tilknytning til erhvervslejemålet.

Formål

Kategorier af registrerede

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

Modtagere

Opbevaringsperiode

Kommunikation i forbindelse med administration af lejemål og tilknyttede ydelser.

Kontaktpersoner hos lejere

Navn, kontaktoplysninger samt tilknytning til virksomhed (modtaget fra lejer).

Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på at administrere lejeforholdet og kunne kommunikere med personer, der er tilknyttet lejer, i forbindelse med fx vedligeholdelsesopgaver.

Dine personoplysninger kan videregives til forsyningsselskaber, serviceleverandører og eksterne rådgivere.

Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.

Derudover kan oplysninger om kontaktpersoner videregives til køber, købers rådgivere og realkreditinstitutter i forbindelse med et eventuelt salg eller belåning af ejendommen.

Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 6 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor lejemålet er ophørt.

3.3 Besøgende på hjemmesiden

I dette afsnit kan du læse om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med brugen af hjemmesiden www.rødovreport.dk.

Formål	Kategorier af registrerede	Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag	Modtagere	Opbevaringsperiode
Kommunikation med os, herunder i forbindelse med boligansøgning.	Personer, der kontakter os	Navn og kontaktoplysninger	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på kunne kommunikere med personer, der henvender sig til os.	Vi overlader dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 6 måneder efter udgangen af det regnskabsår, hvor vi har kommunikeret med dig.
Tilmelding til arrangementer, herunder åbent hus.	Personer, der tilmelder sig arrangementer	Navn og kontaktoplysninger samt deltagerantal.	Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne behandle personoplysninger med henblik på kunne kommunikere med personer, der tilmelder sig arrangementer.	Vi kan videregive personoplysninger til eksterne virksomheder, herunder ejendomsmæglere, som står for fremvisningen. Vi overlader endvidere dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil almindeligvis blive slettet 6 måneder efter udgangen af det regnskabsår, hvor vi har kommunikeret med dig.
Din brug af hjemmesiden (cookies mv.)	Personer, der besøger hjemmesiden.	Vi kan behandle personoplysninger om dig (fx IP-adresse, adfærd på hjemmesiden mv.) i forbindelse med brug af cookies og lignende teknologier på hjemmesiden, med henblik på at lave statistik og/eller målrette markedsføring. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.	For cookies til funktions- og analyseformål er retsgrundlaget GDPR § 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger vores legitime interesse i at kunne udarbejde statistik over brugernes anvendelse af hjemmesiden samt optimere brugeroplevelsen og rette fejl mv. på hjemmesiden. For cookies til markedsføringsformål er retsgrundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, idet behandlingen sker på grundlag af det samtykke, du evt. har givet.	Vi overlader dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere. Vi videregiver desuden oplysninger om din brug af hjemmesiden, til de tredjepartsudbydere, som du evt. har givet tilladelse til at placere cookies i forbindelse med din brug af hjemmesiden.	Du kan se opbevaringsfrister for de enkelte cookies i vores cookiepolitik.

3.4 Modtagere af markedsføringsmateriale

I dette afsnit kan du læse om vores behandling af dine personoplysninger i de tilfælde, hvor du har tilmeldt dig at modtage markedsføringsmateriale.

Formål	Kategorier af registrerede	Kategorier af personoplysninger	Retsgrundlag	Modtagere	Opbevaringsperiode
Kommunikation i forbindelse med markedsføring af boliger mv.	Personer, der har anmodet om at modtage materiale	Navn, kontaktoplysninger samt oplysninger om, at der er givet samtykke.	Retsgrundlaget for behandlingen er det samtykke, der er indhentet i henhold til markedsføringslovens § 10, stk. 1.	Derudover overlader vi dine personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere.	Oplysningerne vil opbevares i 2 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor (i) den seneste markedsføring er sendt eller (ii) du trak dit samtykke tilbage.

4. Overførsel til tredjelande

Dine personoplysninger overføres ikke til modtagere uden for EU/EØS.

5. Nødvendig behandling af personoplysninger

De personoplysninger, der indsamles med henblik på boligadministration som beskrevet ovenfor (inklusive eventuelle supplerende tjenester, der måtte være en del af din lejeaftale eller en tilknyttet aftale), er nødvendige for at indgå aftaleforholdet. Hvis vi ikke får disse personoplysninger, er vi ikke i stand til at indgå aftalen, og derfor kan vi ikke tilbyde dig lejekontrakten og/eller tjenesterne.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger. Du kan læse mere om de enkelte rettigheder nedenfor.

· Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som behandles om dig, samt en række yderligere oplysninger.

· Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

· Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer.

· Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

· Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.

· Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få overført oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

· Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor under punkt 9. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke, op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

7. Klagemuligheder

Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

8. Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på via e-mail på privacy@roedovreport.com eller telefonisk på +45 70 23 20 20.